Der Erfolg eines jeden Software-Unternehmens basiert auf regelmässigem Austausch und zielführender Kommunikation. Nur so lassen sich zeitnah notwendige Anpassungen vornehmen sowie Erfolge beurteilen. Um Meetings effizienter zu gestalten, bedarf es vorwiegend einer festgelegten Meetingstruktur.
Jeder kennt sie, die Meetings, in denen viel geredet wird, am Ende aber niemand schlauer ist als vorher. Von konkreten Umsetzungmassnahmen ganz zu schweigen. Dies ist für alle Beteiligten ärgerlich, denn Zeit hat schliesslich niemand zu verschenken. Drehen sich die Themen im Kreis, ohne dass man zu einem Ergebnis gelangt, liegt dies meist an einer nicht vorhandenen Meetingstruktur. Nachfolgend möchten wir dir deshalb zeigen, wie ein ideales B2B Meeting aufgebaut sein sollte.
Ein gelungenes Meeting benötigt einen Rhythmus, einen treibenden Motor sowie Prozessdisziplin.
Meetings können ein effizientes Instrument zur Steigerung des Unternehmenserfolgs sein. Leider lässt sich in der Arbeitspraxis immer wieder beobachten, dass Meetings zu häufig, gar nicht, halbherzig oder strukturlos durchgeführt werden.
Bedienen wir uns eines Beispiels aus der B2B Praxis: Du bist Führungskraft bei einem Automobilzulieferer und möchtest eine neue Marketing Operations Strategie entwickeln. Du berufst spontan ein Meeting ein, um die notwendigen Anpassungen intern zu besprechen. Leider verläuft das Meeting keineswegs so, wie du es dir vorgestellt hast. Alle reden durcheinander und während des Gesprächs kommen ständig neue Themen auf. Zudem sind Personen anwesend, die gar nichts zum Thema beitragen können und bereits zu gähnen beginnen. Nach zwei Stunden unergiebiger Diskussion ist kein einziger brauchbarer Vorschlag gemacht worden. Alle Beteiligten verlassen das Meeting frustriert.
So muss es aber nicht ablaufen! Nachfolgend erfährst du, wie es besser funktioniert.
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen:
Daily Stand Up
Weekly Team
Mid-Weekly Single
2 Weekly Meeting
Du musst nicht zwingend alle oben genannten Meetings in deinem Unternehmen durchführen.
Es gilt der Grundsatz: So wenig Meetings wie möglich, so viele wie nötig.
Überlege stets, wie du Themen bündeln kannst. Ausserdem müssen Meetings nicht (mehr) zwingend in Präsenz stattfinden. Online Meetings sind mittlerweile fest im B2B Alltag etabliert, z. B. via Zoom. Neben der örtlichen Flexibilität der Teilnehmer bringen Online Meetings noch einen weiteren Vorteil mit sich: Die Ablenkungsgefahr (z. B. durch private Gespräche) wird minimiert.
Unter einem Daily Stand Up Meeting versteht man eine kurze Zusammenkunft im Stehen. Innerhalb weniger Minuten werden die wichtigsten Tagesthemen besprochen. Da Stehen wesentlich unkomfortabler ist als Sitzen, wird vermieden, dass sich das Meeting unnötig in die Länge zieht.
Als Vorlage für ein Weekly Team Meeting könnte das “Level 10”-Konzept dienen, auf welches wir nachfolgend noch näher eingehen. Sollte der interne Arbeitsablauf keine 90-minütigen Meetings zulassen, lässt sich das Konzept alternativ auch auf 45 Minuten komprimieren.
In manchen Unternehmen ist auch ein zweiwöchiges Meeting ausreichend (2 Weekly Meetings). Firmenmeetings werden häufig im Zweiwochentakt durchgeführt. Hierbei kommen alle Abteilungen zusammen und bringen sich gegenseitig auf den neuesten Stand. So erfährt jeder, welche Aufgaben in den kommenden 14 Tagen in den verschiedenen Abteilungen anfallen. Es wird besprochen, auf welche Weise die Abteilungen einander optimal unterstützen und ergänzen können. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stärkt das "Wir-Gefühl".
Abschliessend kommen wir noch auf das Mid Weekly Single Meeting zu sprechen. Hierbei handelt es sich um ein kurzes “Vier-Augen”-Meeting, welches für Updates bzw. Feedbacks genutzt wird. Unter anderem wird besprochen, ob man sich (noch) auf dem richtigen Kurs befindet. Gegebenenfalls muss der Fokus angepasst oder geschärft werden.
Ganz gleich, ob es sich um ein umfangreiches Teammeeting oder um ein kurzes Stand Up Meeting handelt: Ohne Meetingstruktur geht nichts. Um die Themenschwerpunkte klar zu klassifizieren, ist das sogenannte IED-Prinzip empfehlenswert:
Mithilfe dieses Prinzips wird klar festgelegt, welche Themen in welchem zeitlichen Umfang behandelt werden. Auch die Zielstellung sollte klar formuliert sein.
Nun wollen wir uns mit der idealen Meetingstruktur befassen. Im B2B Bereich hat sich die Level-10-Meeting-Agenda bewährt. In einer EOS-Umfrage wurde ermittelt, dass ein Grossteil der befragten Führungskräfte die Effektivität ihrer Meetings auf einer Skala von 1 bis 10 lediglich mit 4 bewertet. Das Konzept “Level 10” ist so konzipiert, die Zufriedenheit auf 10 zu steigern. Es wurde speziell auf Führungskräfte in B2B Unternehmen zugeschnitten.
Bei Level 10 handelt es sich um wöchentliche Meetings (Weekly Team), die 90 Minuten in Anspruch nehmen. Im Hauptteil des Meetings konzentriert man sich auf die drei wichtigsten aktuellen Probleme und Fragestellungen des Unternehmens. Auf diese Weise wird vermieden, sich in nebensächliche Diskussionen zu verstricken. Allerdings sind die angesetzten 90 Minuten nicht für jedes Unternehmen realistisch und sinnvoll.
Um Meetings effizienter gestalten zu können, sind darüber hinaus folgende Grundregeln von Bedeutung:
Achte auf einen pünktlichen Start. Alle Teilnehmer sollten sich bereits 5 Minuten vor Meetingbeginn im Besprechungsraum befinden.
Überziehe das Meeting nicht. Nach spätestens 90 Minuten ist Schluss.
Das Meeting sollte jede Woche am selben Wochentag und zur selben Uhrzeit stattfinden.
Nachfolgend möchten wir dir ein Beispielablauf für ein ca. 45-minütiges Meeting nach dem Vorbild des Level 10 vorstellen.
Eine halbe Stunde vor dem Meeting: Technik-Check (Mikrofone, PowerPoint etc.)
Kurzer Check-in (max. 1 - 2 Minuten): Beginne das Meeting mit einem positiven Einstieg. Was lief in der vergangenen Woche besonders gut?
Rock-Review (5 Minuten): Kurze Besprechung von Updates innerhalb der Abteilungen.
Kunden-/Mitarbeiter-Schlagzeilen (5 Minuten): Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse in einem Satz.
To do Liste (5 Minuten): Welche Aufgaben sind erfüllt? Woran werden wir kommende Woche arbeiten?
Problemliste (20 Minuten): Erörterung der 3 wichtigsten Anliegen mit Fokus auf Problemlösung.
Wichtig: Jeder Beteiligte sollte sich zu jedem Punkt äussern. Um den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen und maximale Effektivität zu gewährleisten, ist es daher wichtig, dass nur relevante Personen am Meeting teilnehmen.
Der grösste Fehler besteht darin, überhaupt keine Meetings durchzuführen.
Ohne regelmässige Rücksprachen, sowohl intern als auch mit den Geschäftskunden, ist der angestrebte Unternehmenserfolg nahezu ausgeschlossen.
Ebenso wenig genügt es, Meetings nur nach Bedarf durchzuführen.
Vielleicht kennst du diesen Gedankengang aus deinem Businessalltag. Hiervon solltest du dich jedoch nicht leiten lassen. Um Meetings effizienter zu gestalten, ist Regelmässigkeit von elementarer Bedeutung. Du wirst schnell feststellen, dass es immer kleinere oder grössere Tagesordnungspunkte zu besprechen gibt. Zu warten, bis sich grosser Klärungsbedarf anhäuft, ist kontraproduktiv.Weiterhin gilt es, die zu besprechenden Anliegen zu priorisieren.
Es macht aus unternehmerischer Sicht keinen Sinn, das Meeting für Diskussionen über die neue Kaffeebohnensorte oder den Wechsel der leeren Toilettenpapierrolle zu verschwenden.
Begehe ausserdem nicht den Fehler, alles auf einmal besprechen zu wollen. Lege den Zweck des Meetings fest (z. B. Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung) und halte dich strikt an die Agenda. Letztere sollte bereits vor dem Meeting feststehen und gemeinsam mit der Einladung zum Meeting verschickt werden.
Darüber hinaus ist es empfehlenswert, Meetingregeln festzulegen, die selbstverständlich für alle Teilnehmer gelten:
Pünktlichkeit.
Nur relevante Teilnehmer einladen.
Mobiltelefone bleiben ausgeschaltet.
Jeder darf aussprechen.
Sicherlich kennst du dieses altbekannte Sprichwort. Dies gilt auch für die Durchführung von erfolgreichen Meetings. Achte darauf, dass nicht zu viele Personen am Meeting teilnehmen. In einer kleineren Runde erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit, sich zu äussern. Dies macht das Meeting sofort effizienter. Allerdings musst du deinen Mitarbeitern auch die Gelegenheit geben, sich einzubringen. Reisse nicht die komplette Moderation an dich.
Du siehst: Wenn einige Grundregeln beachtet werden, schaffst du es endlich, eine Meetingkultur zu etablieren, die ein Unternehmen auch wirklich weiterbringt.
Um ein Meeting effizienter zu gestalten, braucht es einen Rhythmus, einen treibenden Motor sowie Prozessdisziplin.
Diese Metapher lässt sich wie folgt auf die Praxis übertragen: Der Rhythmus bezeichnet die Regelmässigkeit, in der ein Meeting stattfinden sollte. Du kannst es dir wie einen Herzschlag vorstellen. Mit dem treibenden Motor ist das Engagement der Teilnehmer gemeint. Dies schliesst dich als Moderator mit ein. Die Prozessdisziplin ermahnt dazu, sich an die Agenda zu halten und die Ziele des Meetings stets zu fokussieren. Sofern du diese Tipps beherzigst, gehören ineffiziente, zeitraubende Meetings ab sofort der Vergangenheit an.