Personalisierung: 7 Tipps für deine Outbound E-Mails

Das Versenden von mehr als 100'000 personalisierten Outbound-E-Mails im Jahr 2023, sowohl für unsere Kunden als auch für uns selbst, hat uns die Augen für eine Fülle von Best Practices geöffnet. Wir verraten dir 7 wichtige Tipps, mit denen du die Engagement-Rate deiner ersten Outbound-E-Mails an frisch gebackene Leads verzehnfachen kannst.

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Outbound-Marketing ist für B2B-Unternehmen von grosser Bedeutung, wenn es um die Gewinnung von Kunden geht. Es steht direkt nach persönlichen Kontakten und Konferenzen auf der Prioritätenliste.

Herkömmliche Cold Outreach E-Mails werden in der Regel entweder unpersönlich und massenhaft versendet oder manuell mit Personalisierung verschickt.

Doch dank KI kannst du jetzt das Beste aus beiden Welten kombinieren: Du kannst personalisierte Outbound-E-Mails in grossem Umfang versenden!

7 Tipps für Cold E-Mails, die 10x mehr Engagement sichern

#1 Mach es ultra-persönlich, um Aufmerksamkeit zu gewinnen

Auch wenn es naheliegend erscheint, fehlt es vielen Erst-E-Mails immer noch an einer persönlichen Note und sie können leicht als Massenversand identifiziert werden. Wenn eine E-Mail den Eindruck erweckt, individuell gestaltet zu sein, wird sie eher die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen und nicht sofort gelöscht werden.

Wenn du deinen Einleitungssatz oder den Opener personalisierst, zeigt das deinem Zielkunden, warum du dich an ihn wendest. Auch wenn du Tausende E-Mails verschickst, ist es wichtig, jede Einzelne persönlich zu gestalten.

Wie du deine Outbound-E-Mail persönlich gestalten kannst

• Kommentiere ihren letzten LinkedIn-Post: "Ich habe deinen LinkedIn-Post über [...] gerne gelesen, weil..."
  
  
• Erwähne einen Zeitungsartikel oder einen Artikel im Unternehmensblog, in dem sie interviewt wurden, und sage, was du davon hältst.
  
  
• Erkläre, warum du die Arbeit des Unternehmens schätzt, vor allem, wenn sie ein Problem löst, das du selbst erlebt hast.

Das Ziel des Personalisierens des Einleitungssatzes, des sogenannten "Openers", ist es, den Leser darüber zu informieren, warum du ihn ansprichst.

Mit anderen Worten: Er stellt klar, wo du das erste Mal auf ihren Namen gestossen bist. Auch wenn du in Wirklichkeit Tausende E-Mail-Adressen gesammelt hast, sollte sich jede einzelne für den Empfänger einzigartig anfühlen. Deshalb musst du Wege finden, um all diese E-Mails zu individualisieren.

Personalisierung von Outbound-E-Mails in grossem Umfang

Mit der Sammlung von tausenden E-Mail-Adressen kommt eine gewaltige Aufgabe auf dich zu: Wie personalisierst du jede einzelne E-Mail ohne manuelle Arbeit?

Bevor du mit der Erstellung personalisierter Outbound-E-Mails beginnen kannst, musst du deine Zielkundenliste bearbeiten. Im Wesentlichen musst du deine Kontaktliste mit nützlichen Informationen anreichern, die später deine Geheimwaffe bei der Erstellung personalisierter E-Mails sein werden.

Wir verwenden Tools wie Clay, um Tabellen mit einer Vielzahl von fragmentierten Informationen über jeden Kontakt zusammenzustellen.

Du hast die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Zellen zu programmieren, die du mit relevanten Details über deine Zielkunden füllen kannst, z. B. mit ihrer aktuellen Berufsbezeichnung und ihrer LinkedIn-Überschrift. Durch die Integration von Tools wie ChatGPT kannst du ausserdem bestimmte Sätze oder Satzelemente auf der Grundlage der Ergebnisse anderer Zellen erstellen.

Du kannst ChatGPT zum Beispiel anweisen, die dringlichsten Probleme von Unternehmen in Bereichen wie Marketing, Technologie oder Verwaltung zu ermitteln – im Grunde genommen in jedem Bereich, den du ihnen verkaufen willst. Sobald du den Schmerzpunkt identifiziert hast, wird er in einer Zelle gespeichert und als Variable in deine Kalkulationstabelle exportiert.

Bei der Orchestrierung deiner Kampagne kannst du diese Variablen, die üblicherweise mit geschweiften Klammern {} dargestellt werden, in den Betreff und den Text deiner E-Mail einbinden und so einen nahtlosen Einstieg schaffen.

#2 Baue deine Glaubwürdigkeit von Anfang an auf.

Beim Versenden einer Outbound-E-Mail geht es nicht nur um die Kontaktaufnahme, sondern auch darum, deine Glaubwürdigkeit herzustellen. Wenn du jemandem eine E-Mail schickst, der dich nicht kennt, wird er sich wahrscheinlich sofort fragen: "Wer ist das? Kenne ich ihn? Ist das jemand Wichtiges oder nur eine beliebige Person?"

Erwähne die Vorzüge, die dir Glaubwürdigkeit verleihen

Hast du ein Buch geschrieben, einen Podcast moderiert oder einen Branchenbericht veröffentlicht? Vielleicht bist du mit einer angesehenen Organisation in deinem Bereich verbunden?

Wenn du dich als glaubwürdiger Ansprechpartner und potenzieller Partner für deine Zielgruppe präsentieren willst, ist es wichtig, dass du eines oder mehrere dieser Elemente vorweisen kannst. Sie dienen als Zeichen für dein Fachwissen und deine Erfahrung, und deine Zielkunden werden nach dieser Art von Informationen suchen, um festzustellen, ob deine E-Mail ihre Aufmerksamkeit verdient.

Wenn wir etwa unseren Kunden dabei helfen, Branchenumfragen zu starten – die ihnen von Natur aus Glaubwürdigkeit bieten -, ermöglichen wir ihnen auch, Sponsoren wie Universitäten zu gewinnen. Universitäten suchen oft die Zusammenarbeit mit der Industrie, um ihre Theorien und Modelle mit der realen Welt zu vergleichen.

In der Regel verlangen Hochschulen zwischen 10'000 und 25'000 CHF/EUR, um die Unternehmen bei Surveydesign, bei der Datenerhebung und vor allem bei der Analyse zu unterstützen. So kann auch das Logo des Bildungsinstitutes für die Vertrauensbildung mitgenutzt werden.

#3 Sorge dafür, dass deine Outreach-E-Mail die Zeit wert ist

Warum sollte sich der Empfänger für deine E-Mail interessieren? Was hat er, deinen Kontakt, davon? Dein Ziel sollte es sein, entweder einen Schmerz zu lindern oder etwas zu bieten, was sie sich wünschen.

Es ist allgemein bekannt, dass Menschen im Allgemeinen mehr motiviert sind, Schmerzen zu vermeiden, als Freude zu gewinnen. Wenn deine Recherchen dir geholfen haben, einen Schmerzpunkt für deinen Zielkunden zu identifizieren, ist es entscheidend, auch eine Lösung zu präsentieren, die Erleichterung bringt.

Outbound-E-Mails für jeden Kontakt relevant machen

In deiner Tabelle solltest du nicht nur Spalten mit den Schmerzpunkten deiner Zielkunden, sondern auch mit potenziellen Lösungen zur Linderung identifizieren. Unsere Outbound-Kampagnen richten sich zum Beispiel an B2B-Unternehmen, die in ihrer Branche der Experte schlechthin sein wollen und eine hohe Anzahl von Leads generieren.

Zu diesem Zweck verwenden wir ChatGPT, um für jeden Kontakt in unserer Datenbank Benchmark-Ideen für die Branche zu generieren und zu speichern.

Später, wenn wir unsere E-Mail-Sequenz in unserem E-Mail-Tool erstellen, stellen wir sicher, dass wir jedem Kontakt von Anfang an einen Mehrwert bieten. Dazu extrahieren wir automatisch die Informationen aus der Zelle, die diese Benchmark-Ideen enthält.

Menschen sind eher motiviert, Schmerzen zu vermeiden als Freude zu empfinden. Wenn du also einen Schmerzpunkt deines Empfängers herausstellst und ihm anschliessend eine Lösung anbietest, kann das deine Outbound-E-Mails auf individueller Ebene relevant und wertvoll machen.

#4 Lass keinen Raum für Interpretationen

Deine gesamte E-Mail muss aussergewöhnlich kurz und knackig sein, denn seien wir ehrlich: Niemand hat die Zeit und du willst nicht diejenige sein, die übersprungen wird.

Lass deinen Zielkunden keine Energie darauf verwenden, deine Absichten zu entschlüsseln. Menschen schätzen es, wenn man ihnen sagt, was sie unternehmen sollen. So können sie einfacher entscheiden, ob sie es tun wollen oder nicht. Ein Mangel an Klarheit wird dazu führen, dass du das Engagement verlierst. Die Leute werden nicht klicken, deine nächsten E-Mails nicht öffnen und sie wahrscheinlich löschen.

Insbesondere solltest du eine klare Handlungsaufforderung (CTA) einbauen. Was sollen sie als Nächstes tun? Zurückschreiben? Das Quiz machen? Die Umfrage ausfüllen? Den Bericht herunterladen? Formuliere den einzelnen nächsten Schritt, den du von ihnen erwartest.

Schreibe so, wie du sprichst

Stell dir ein Gespräch vor, das du auf einer Konferenz mit jemandem aus deiner Zielgruppe führen könntest, den du gerade erst kennengelernt hast. Versuche dann, dieses Gespräch auf deine E-Mail zu übertragen. Mit anderen Worten: Vermeide eine förmliche Sprache. Versuche, sie leicht, einnehmend und direkt zu halten.

#5 Sei strategisch bei deinem Outbound-Setup

Vermeide die Verwendung von Gmail für deine Outbound-Kampagne. Gmail gehört zu den weltweit grössten E-Mail-Versendern (neben Hotmail und anderen) und weiss, mit wem du per E-Mail kommuniziert hast und mit wem nicht. Diese Plattformen optimieren Spamfilter, um dich bei der Verwaltung deiner bestehenden Beziehungen zu unterstützen, da sie genau wissen, mit welchen Personen du aktiv kommunizierst.

Deshalb ist es wichtig, ein One-to-Many-Tool für dein Outbound-Marketing einzusetzen. Es gibt zahlreiche Optionen, also ist ein bisschen Recherche unerlässlich, um diejenige zu finden, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Schütze den Ruf deiner Domain vor möglichen Auswirkungen von Outbound-E-Mails

Es ist wichtig, dass deine E-Mails erfolgreich zugestellt werden und nicht in Spamfiltern hängen bleiben. Wenn du an einem einzigen Tag 5'000 E-Mails über dein Konto versendest, kommst du nicht nur auf die schwarze Liste, sondern es werden auch keine E-Mails zugestellt.

In einem solchen Szenario besteht die Gefahr, dass deine Domain und vielleicht auch andere E-Mail-Adressen deines Unternehmens nicht mehr funktionieren. Deshalb ist Vorsicht geboten.

Es ist auch wichtig zu erkennen, dass Outreach-Kampagnen iterativ gestaltet werden sollten, um zu beurteilen, was funktioniert und was nicht. Das ist ein charakteristisches Merkmal, das ein Cold Outreach Tool bieten sollte.

Versende keine Outbound-E-Mails über dein CRM-Tool

Während CRM-Tools wie HubSpot mit typischen Nurturing-Workflows auch A-B-Testing ermöglichen, sind sie grundsätzlich so aufgebaut, dass sie nach dem Prinzip funktionieren: Wenn der Kunde A macht, machen wir B und senden anschliessend die entsprechenden Informationen. Diese Arbeitsabläufe werden nicht oft geändert.

Unserer Erfahrung und unseren Beobachtungen nach verstossen viele CRM-Tools, die E-Mail-Funktionen enthalten, entweder gegen die Richtlinien oder sind völlig abgeneigt von dieser Praxis. Das liegt vorwiegend daran, dass sie damit riskieren, dass ihre Mailserver auf eine schwarze Liste gesetzt werden – eine Situation, die sie unbedingt vermeiden wollen.

Überlege dir eine Lead Automation Engine ausserhalb deines CRM, damit du die Kontakte, sobald sie aufgewärmt sind, ins CRM übertragen oder synchronisieren kannst. So kannst du die Beziehung danach dauerhaft pflegen.

#6 Automatisiere, evaluiere und optimiere deine Outbound-Kampagnen

Die Navigation durch das E-Mail-Tracking kann knifflig sein. Wenn du E-Mails verfolgst, sind die Mailserver der Empfänger/innen oft nicht sehr begeistert davon. Das macht es schwieriger, durchzukommen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie blockiert werden. Trotzdem benötigen wir wichtige Kennzahlen wie die Öffnungsrate, die Klickrate und die Click-Throughs zur Landing-Page.

Also solltest du ein detailliertes Tracking durchführen, wenn auch vielleicht nicht für die gesamte Gruppe von Kontakten, sondern für einen Teil davon. Danach kannst du verschiedene Elemente testen, wie 20 Betreffzeilen und 20 verschiedene Texte und CTAs.

Anschliessend analysierst du, welche Optionen in Bezug auf die Öffnungs- und Klickrate am besten abschneiden. Von dort wählst du die Top-Performer («die Gewinner») aus und optimierst sie weiter.

Teste schliesslich erneut. Dieser iterative Prozess – eine Art Baum, in dem du dich vertiefst, um immer bessere E-Mails zu entwickeln – ist ein halb-automatischer Prozess, der so lange fortgesetzt werden sollte, wie du das Tracking nutzt. Sobald das Tracking ausgeschaltet ist, fährst du mit den Varianten fort, die sich als erfolgreich erwiesen haben.

#7 Verbessere die Zustellbarkeit

Versende nicht mehr als 50 E-Mails pro E-Mail-Konto

In der Regel solltest du pro E-Mail-Konto höchstens 50 kalte E-Mails versenden. Wenn du das überschreitest, werden deine Nachrichten als Massenmails eingestuft, was nicht optimal ist. An diese Grenze halten wir uns meistens.

Einsatz von Posteingangsrotation oder automatisch rotierenden E-Mail-Konten

Unternehmen wie Microsoft und Google analysieren die Kundenaktivitäten und den Datenverkehr. Es ist wichtig, dass du deine E-Mails konsistent verwaltest, um auffällige Muster zu vermeiden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung von rotierenden E-Mail-Konten, auch als Posteingangsrotation bekannt.

So funktioniert es: Wenn du 30 E-Mail-Konten hast, verteilst du die Liste der Kontakte, die du ansprechen willst, auf diese. Die gestartete Sequenz und die Nachfassaktionen werden dann einem E-Mail-Konto zugewiesen. Das kann mehrere Personen, mehrere E-Mail-Adressen pro Person und mehrere Domains pro Person umfassen.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes ist, dass du sie in einem intelligenten Posteingang zusammenfassen und so die Antworten in einem einzigen Hauptpostfach zentralisieren kannst.

E-Mail Warming einführen

E-Mail Warming zielt darauf ab, die Mustererkennung von Google, Microsoft oder anderen E-Mail-Anbietern zu umgehen und sicherzustellen, dass deine E-Mail-Aktivitäten regelmässig und ohne Spitzen erscheinen, um so potenziellen roten Fahnen auszuweichen.

Dazu gehört es, "Dummy"-E-Mails zu verschicken und auch zu testen, ob eine E-Mail, die in einem Spam-Ordner landet, automatisch zurückgeholt wird. Stell dir vor, du wartest oder trainierst deine E-Mail-Aktivitäten – ein Prozess, der vollständig automatisiert werden kann.