Weniger Meetings: wie dein Marketing-Team mehr erreicht

Meetings, Meetings und noch mehr Meetings – kommt dir das bekannt vor? Dein Unternehmen hat vermutlich auch schon viel Zeit und Ressourcen in unzählige Meetings gesteckt, die wenig produktiv waren. Doch wie findest du die richtige Balance zwischen effektiver Zusammenarbeit und schlanker, zielgerichteter Kommunikation, um dein Marketing-Team optimal aufzustellen und deine Kultur zu pflegen?

In dieser Podcast-Episode zeigen wir dir, wie wir in unseren Unternehmen das Marketing-Team optimal auf die Unternehmensziele ausgerichtet haben und welche Rolle Meetings dabei spielen. Erfahre, wie du die wertvollen Ressourcen gezielt einsetzt und dein Team zu einem echten Profit-Center machst. Lass dich inspirieren von unseren bewährten Strategien und unserem Meeting-Rhythmus.

Der volle Kalender

Die Herausforderung für dich besteht darin, ein Unternehmens-Betriebssystem zu entwickeln, dass weniger Meetings erfordert, ohne dabei die Unternehmenskultur oder die Zusammenarbeit im Team zu gefährden. Ein schlecht strukturierter Meeting-Kalender kann zu einer Vielzahl von Problemen führen:

• Lange, ineffektive Meetings, die die Produktivität hemmen.
• Mangelnde Struktur, Agenda und Vorbereitung, die das Unternehmen aus dem Rhythmus bringen.
• Schlechtes Follow-up und Informationsüberflutung, die den Fokus auf das Wesentliche verlieren lassen.

In dieser spannenden Podcast-Episode teilen wir unsere Erfahrungen, wie wir die Anzahl der Meetings reduziert und gleichzeitig die Effektivität unserer B2B-Marketing-Abteilung gesteigert haben. Lerne von unseren Erfolgen und Misserfolgen und entdecke, wie du dein Marketing-Team zu einem leistungsstarken Profit-Center umbauen kannst. Sei gespannt und freue dich auf eine Fülle von praktischen Tipps und erprobten Methoden, die dein Unternehmen auf Kurs bringen.

Midlife Unternehmer Podcast

Abonniere unseren Podcast und begleite uns auf der Reise durch das Unternehmertum

Praktische Erfahrungen zu den Themen Lead Management, Produktmarketing und Produktmanagement. Lösungen von gleich gesinnten Software-Unternehmern mit ihren Geschichten zur Work-Life-Balance.

Den Podcast anhören, Weniger Meeitngs: wie dein Marketing-Team mehr erreicht

 

5 Meetings und eine Zielsetzung

Die Lösung besteht natürlich darin, wenige, aber effiziente Meetings zu etablieren, bei denen alle Teilnehmer genau den gleichen Kurs kennen. Wir haben die besten Erfahrungen gemacht, mit fünf zentralen Meetings in einer speziellen Struktur und einer gemeinsamen Zielsetzung. Zuerst zur Zielsetzung:

Zielsetzung

• Zunächst solltest du ein Zielsetzungs-Framework auswählen (z.B. OKRs, SMART, Management by Objectives, Balanced Scorecard, etc.).
• Dein Marketing-Team sollte sich in dein Unternehmen einfügen und eine Mission mit wirtschaftlichen Prioritäten verfolgen.

5 Meetings

1. Bi-Weekly All-hands Meeting (für das ganze Unternehmen):

   • Teilnehmer: Alle Mitarbeiter
   • Dauer: 45 Minuten
   • Inhalt: Fortschritte, Pläne und Erfolge der Teams in Bezug auf die Unternehmensziele

2. Weekly Management Meeting (für Teamleiter):

   • Teilnehmer: Management, Teamleads
   • Dauer: 45 Minuten
   • Inhalt: Fortschritte, Hindernisse und Pläne bei laufenden Projekten

3. Daily Team-Standup (für einzelne Abteilungen):

   • Teilnehmer: Alle Team-Mitglieder
   • Dauer: 15 Minuten
   • Inhalt: Fortschritte, Pläne und Hindernisse in Bezug auf die Abteilungsziele

4. Weekly oder Bi-weekly Health Check (zwischen Teamleiter und Team-Mitgliedern):

   • Teilnehmer: Teamleiter und einzelne Team-Mitglieder
   • Dauer: 15 Minuten
   • Inhalt: Überprüfung der Team- und individuellen Prioritäten sowie persönliche Entwicklungsprioritäten

5. Quarterly oder Half-year Performance Review (zwischen Teamleiter und Team-Mitgliedern):

   • Teilnehmer: Teamleiter und einzelne Team-Mitglieder
   • Dauer: 45 Minuten
   • Inhalt: Bewertung der Zielerreichung anhand eines Ampelsystems und Diskussion über zukünftige Möglichkeiten und Entwicklungsprioritäten

Mit diesen fünf zentralen Meetings etablierst du einen effektiven Rhythmus, der alle Beteiligten auf die gemeinsamen Ziele ausrichtet und dabei den Fokus auf die Prioritäten des Unternehmens legt. Dadurch kannst du dein B2B-Marketing-Team optimal einbinden und in ein leistungsstarkes Profit-Center verwandeln.

Nimmt das nicht zu viel Zeit in Anspruch?

Stellst du dir die Frage, ob diese Meeting-Struktur zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Schauen wir uns die wöchentliche Aufteilung genauer an:

• Bi-weekly All-hands Meeting: 45 Minuten
• Weekly Management Meeting: 45 Minuten
• Daily Team Standup: 15 Minuten x 5 Tage = 1 Stunde 15 Minuten
• Weekly Health Check bei 4 Team-Mitgliedern: 60 Minuten

Insgesamt kommst du auf weniger als 4 Stunden pro Woche, einschliesslich der Vorbereitungszeit. Das ist gerade mal ein Morgen, um dein gesamtes Unternehmen effektiv voranzutreiben! Hier liegt der Schlüssel zur Effizienz.

Sobald diese Meeting-Routine eingespielt ist, kannst du sogar noch weitere Anpassungen vornehmen, um die Effizienz zu steigern. Beispielsweise könnten die Health Checks auf ein biweekly Format umgestellt oder die Dauer einzelner Meetings reduziert werden.

Ein möglicher Ansatz wäre es, die meisten Meetings auf den Montagmorgen zu legen, um den Fokus und die Produktivität für die gesamte Woche zu schärfen. Das bi-weekly All-hands Meeting könnte dann am Freitag stattfinden, um Erfolge und Fortschritte der Woche gemeinsam zu feiern und sich auf die kommende Woche vorzubereiten.

Wichtig ist, die richtigen Zeiten für die verschiedenen Team-Meetings zu finden, die den Bedürfnissen und Vorlieben deiner Mitarbeiter entsprechen. Entwickler könnten etwa den täglichen Stand-up nach dem Mittagessen bevorzugen und das Weekly Meeting auf den Mittwoch legen.

Mit dieser Meeting-Struktur kannst du dein Unternehmen effektiv steuern und voranbringen – und das in weniger als 4 Stunden pro Woche! Das ermöglicht dir, den Fokus auf das Wachstum und die strategische Ausrichtung deines Unternehmens zu legen, während dein Team effizient und zielgerichtet arbeitet.

Die persönlichen Learnings

Durch die Umsetzung dieser Meeting-Struktur konnten wir wichtige Erkenntnisse für ein erfolgreiches und effizientes Arbeiten gewinnen:

1. «Runners-High»: Konsistenz und Struktur sind entscheidend für effektive Meetings. Es geht darum, einen effektiven Meeting-Rhythmus zu etablieren. Ein guter Rhythmus führt zu einer Art «Runners-High» im Team – es läuft reibungslos, fühlt sich weniger anstrengend an, weil man den Weg kennt, und macht zudem richtig Spass.
2. Wirtschaftliches, zentrales Ziel: Es ist essenziell, ein gemeinsames wirtschaftliches Ziel zu verfolgen und dieses immer wieder zu betonen. Durch diese gemeinsame Ausrichtung entsteht ein starker Zusammenhalt und ein klarer Fokus auf die Prioritäten des Unternehmens.
3. Ownership für die Team-Mitglieder: Vorbereitung ist das A und O für erfolgreiche Meetings, das musst du jedoch nicht selbst vornehmen. Indem du auf ein PreRead oder vorbereitete Slides setzt, stellst du sicher, dass alle Teilnehmer informiert und auf dem gleichen Stand sind. Zudem hilft es, die Prioritäten im Meeting zu fokussieren. Themen, die nicht mehr behandelt werden können, verlieren dadurch meist auch an Wichtigkeit.

Wir haben viel investiert, um Marketing-Teams schlanker und produktiver zu gestalten. Eine effektive Meeting-Kultur trägt auch dazu bei, das Management und dich als Unternehmer weniger wichtig zu machen. Das ist nicht nur bei einem geplanten Verkauf des Unternehmens von Bedeutung, sondern auch, wenn du mehr Zeit für strategische und wichtige Themen benötigst. Indem du auf effiziente Meetings setzt, stärkst du die Eigenverantwortung und das Engagement deiner Mitarbeiter und förderst gleichzeitig das Wachstum deines Unternehmens.